Как проверить бухгалтера — полезные советы руководителю и малоизвестные хитрости

06.10.2016

Как проверить бухгалтера - полезные советы руководителю и малоизвестные хитростиПри планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше — письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов предприятие планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт на грузоперевозки, делает предложение бухгалтеру: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от его суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком — почему вы не выполнили мое распоряжение?». Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали?

А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий! ». Директор, пожимая плечами (видимо, я и правда что-то перепутал), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто облапошили. Поэтому, если вы решили заключать договор с таким-то контрагентом — зафиксируйте это в записной книжке либо где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (либо — не самых выгодных) контрактов и договоров, и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру мошенническим путем. Как известно, при использовании на предприятии системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» несколько ослабляется контроль проведения платежей со стороны руководства.

Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается руководителем предприятия, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько, по какому договору, и т. д. А электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления ему на подпись платежных документов. Поэтому иногда бывает полезным провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно придти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, и обосновать каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, в какой сумме, и т. д. Не исключено, что с помощью такого нехитрого приема, который занимает совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом. Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из неловкой, мягко говоря, ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов, заключений и т. п., и из всего объема информации вы ничего не поняли — знайте: скорее всего, здесь дело нечисто. Если вы застали бухгалтера за проведением с помощью программы типа «Банк – Клиент» несанкционированного платежа, то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги — скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять».

В такой ситуации вывод один: это платеж действительно несанкционированный, а потому — сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент» — для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете спросить: зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату заработной платы, когда до нее еще добрых полторы недели?