Как проверить бухгалтера — контроль складского учета

Как проверить бухгалтера - контроль складского учетаПроведение выборочной проверки Выборочная проверка складского хозяйства — это проверка, при которой отслеживается движение и остатки лишь некоторых товарно-материальных ценностей, выбранных в произвольном порядке, за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки — в данном случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета. — ТМЦ, наиболее ходовые и востребованные у покупателей; — ТМЦ, которые в настоящее время являются дефицитными товарами на рынке; — ТМЦ, которые являются эксклюзивными; — ТМЦ (сырье, материалы, товары), в состав которых входят драгоценные металлы и камни либо которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями. Итак, допустим, вы определились с тем, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить, и какой период времени должна охватывать эта проверка. Для этого в первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не всегда обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.

В первую очередь нужно сверить соответствие данных первичных документов. Самое основное — это чтобы количество в накладной (или — в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также то, чтобы в этих документах соответствовали единицы измерения: не исключено, что в накладной указано 5 «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру 5 штук товара. При обнаружении расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных объяснений. Имейте в виду, что если подобное нарушение будет обнаружено налоговыми органами, то санкции могут быть наложены не только на бухгалтера, но и на вас как на руководителя предприятия, а также на само предприятие.

Затем в накладных (актах на списание) и складских ордерах нужно сверить соответствие дат. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации. Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а именно — тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует обратить на соответствие подписей. После того, как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите бухгалтера предоставить вам ведомость движения и остатков проверяемых товарно-материальных ценностей, заверенную его подписью. В этой ведомости должен быть отражен остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода.

В ведомости обязательно должна быть указана единица измерения каждой товарно-материальной ценности; не стоит забывать, что эта единица измерения должна соответствовать единице измерения, указанной в накладной (акте на списание) и складском ордере. В случае несоответствия единицы измерения в ведомости и в документе следует потребовать соответствующих объяснений у бухгалтера, поскольку такая ситуация создает благоприятную почву для мошенничества. Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. Отметим, что в некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом не меняется, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим такой пример: на предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 рублей за штуку; несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода — 100 рублей. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 рублей — и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 рублей. В то же время 10 единиц останутся неучтенными — следовательно, их можно легко присвоить.

При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений. После проверки соответствия данных первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков ТМЦ, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также — остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад). Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника — иначе проверка потеряет свою внезапность. Однако следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке.

Хотя, если злоупотребления имели место быть, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда — невозможно. На складе нужно потребовать у заведующего складом все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период. К этим документам относятся: приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета. Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров — ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей.

Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости. В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о том, что имеет место быть хищение товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера. Следующий этап — это сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено).

Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства. Затем можно приступать к заключительному этапу проверки — пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке есть остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке. Справедливости ради отметим, что пересчитывать каждую карточку и не обязательно: поскольку все данные вы уже сверили, то достаточно просто проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер. В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось — то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.

Leave a Reply