Как проверить бухгалтера — Контроль «черного нала»

Как проверить бухгалтера - Контроль «черного нала»В наше время почти все предприятия пользуются "черным налом", т. е. наличными деньгами, которые документально не оформлены, а потому — незаметны для налоговиков. Эти деньги идут на выплату зарплаты «в конвертах», ими производится оплата товаров, работ и услуг, покупаются подарки «полезным знакомым», и т. д. Это факт, с которым уже, похоже, не спорит никто. Если компания работает с "черным налом", то возникает вопрос: как его контролировать? Ведь по сравнению с «белыми» наличными деньгами здесь все запутаннее: если "официальные" наличные деньги всегда подтверждаются документально, то с «черной наличкой» все иначе — кассовый ордер не выпишешь, в кассовую книгу данные не запишешь, в несгораемый шкаф остаток не поместишь… Не рекомендуется поручать ведение «черной кассы» главбуху — у него и так работы хватает. Лучше возложить эти функции на другого сотрудника — например, на начальника отдела сбыта или маркетинга. Отчетность по поступлению и расходованию «черного нала» должна составляться ежедневно. В конце каждого дня сотрудник, который работает с «черным налом», приносит руководителю подробный отчет, который должен включать в себя следующие данные: остаток «налички» на начало дня, приход денег за день, расход денег за день и остаток денег на конец дня. Данные по приходу и расходу должны предоставляться в разрезе каждой операции: от кого, за что и сколько поступило, и кому, за что и сколько уплачено.

Остаток денег должен быть предъявлен для пересчета руководителю. Не секрет, что налоговые органы (особенно налоговая полиция) проявляют повышенный интерес к неучтенным наличным деньгам, и очень ценят улики, которые позволят изобличить предприятие в использовании таких денег. Поэтому все записи об использовании «черного нала» должны уничтожаться сразу после того, как они отработаны. Иначе говоря, это должно выглядеть примерно так: после того, как сотрудник, работающий с «наличкой», предоставил вам в конце рабочего дня отчет, и вы с этим отчетом согласились, все записи необходимо уничтожить, оставив только сумму остатка «черного нала» на конец дня. Причем эту сумму рекомендуется написать только цифрами, без расшифровки, на каком-нибудь неприметном клочке бумаги. В принципе, вести учет «черного нала» можно с помощью компьютера — это даже удобнее. Однако и в этом случае нужно соблюдать правило: после закрытия дня все данные должны быть уничтожены, в данном случае — окончательно и бесповоротно удалены с компьютера. Если же специфика работы предприятия не позволяет удалять информацию об использовании «налички» после каждого рабочего дня, то следует хранить ее в другом надежном месте, за пределами дома или офиса. В любом случае все бумажки с записями и данные на рабочем и домашнем компьютере должны быть удалены.

Не отличается надежностью и способ хранения данных на съемных носителях — дискетах, компакт-дисках и т. п.: в случае обыска с высокой долей вероятности можно сказать, что они будут обнаружены. Оптимальный вариант в данном случае — хранение данных в Интернете, например — в почтовом ящике, причем для этой цели следует завести отдельный почтовый ящик, который не будет использоваться ни для каких других целей. После каждого рабочего дня вы скачиваете из Интернета файл с данными, вносите в него необходимые изменения и вновь кладете его на сервер, после чего безвозвратно удаляете его с компьютера. Многие руководители практикуют такой несложный прием для контроля «черного нала», как внезапная проверка.

Для этого следует вызвать к себе сотрудника, работающего с «черной кассой», попросить показать остаток по кассе и подробно рассказать, какой с начала дня был приход и расход. Если сотрудник не дал вам вразумительного ответа, у вас есть все основания сомневаться в его честности. © biZataka. ru Автор arcod При использовании материала гиперссылка на источник — обязательна!

Leave a Reply